안녕하세요. 소상공인 정책자금 지원을 돕는 전문 컨설팅 업체 '정책자금연구소 바름' 입니다.
"질문에 대한 답변 드리겠습니다"
A : 장기요양기관 회계 문제로 많이 힘드셨겠네요. 설명만으로도 얼마나 막막하실지 충분히 공감됩니다. 하지만 걱정하지 마세요. 지금 상황을 해결할 방법이 분명히 있습니다.
문제의 핵심 파악
먼저, 문제의 핵심을 명확히 정리해 볼게요.
급여 지출결의서: 총급여 (기본급 + 수당)에서 공제액(연금보험, 건강보험료 등)을 뺀 실수령액만큼 지출 결의를 잡으셨습니다.
실제 통장 지출: 급여 지급일에 총급여에서 연금보험료만 뺀 금액이 직원들 급여통장으로 이체되었습니다.
지출 불일치:
급여 지급 통장: 지출결의서에 기록된 금액과 실제 통장에서 나간 금액이 연금보험료 금액만큼 차이가 발생했습니다. 즉, 직원들에게 급여 지급 시 연금보험료를 공제하지 않고 지급한 셈이 됩니다.
연금보험료 납부: 이 금액은 별도의 다른 통장에서 납부했습니다.
결론적으로, 급여 지급 시 공제했어야 할 연금보험료를 직원에게 추가로 지급했고, 동시에 이 연금보험료를 엉뚱한 통장에서 이중으로 지출한 상황입니다.
올바른 회계 처리 방법
이 문제를 해결하기 위해선 두 가지 회계 처리를 동시에 진행해야 합니다. 회계 프로그램으로 복잡하게 생각하기보다 수기로 전표를 작성한다고 생각하고 접근하는 것이 좋습니다.
1. 급여 통장에서 발생한 차액 처리
직원 급여를 지급한 통장에서 발생한 차액은 급여 과지급분으로 처리해야 합니다.
회계 처리:
차변: 급여 과지급금 (자산)
대변: 보통예금 (자산 감소)
설명: 연금보험료만큼 급여를 더 지급했으므로, 이 금액은 직원으로부터 받아야 할 돈, 즉 자산이 됩니다. 동시에 통장에서 돈이 나갔으니 보통예금 자산이 줄어든 것입니다. 이 지출결의서를 소급해서 수정하는 것이 아니라, 별도의 전표로 처리해야 합니다.
2. 다른 통장에서 연금보험료를 납부한 내역 처리
연금보험료를 납부한 통장은 급여 통장이 아니므로, 이 금액은 급여와는 별개의 지출로 처리해야 합니다.
회계 처리:
차변: 복리후생비 (비용)
대변: 보통예금 (자산 감소)
설명: 이 지출은 직원 복지를 위한 비용, 즉 복리후생비로 처리하는 것이 가장 일반적이고 적절합니다. 이 지출이 급여 통장에서 나가야 할 돈이었지만, 이미 다른 통장에서 나갔고, 급여 과지급분이 발생했기 때문에 이렇게 처리해야 합니다.
향후 조치 및 서류 준비
시설점검을 대비하여 추가로 준비해야 할 것들이 있습니다.
직원 동의서 작성:
직원들에게 과지급된 연금보험료를 다음 달 급여에서 공제하겠다는 내용으로 동의서를 받아두세요.
동의서에는 '2025년 9월분 급여 지급 시 연금보험료 본인 부담금 OOO원을 과지급하였기에, 2025년 10월분 급여에서 공제하는 것에 동의합니다' 와 같은 내용을 명시하면 좋습니다. 이 동의서가 있어야 향후 횡령 의혹을 피할 수 있습니다.
정확한 증빙 서류 준비:
급여 통장에서의 과지급 지출 내역 (정정 전표 등)
다른 통장에서의 연금보험료 납부 내역 (납부확인서, 이체증 등)
직원 동의서
이 모든 서류를 묶어서 하나의 오류 수정 보고서를 만들어두면 점검 시 공무원에게 명확하게 소명할 수 있습니다.
이런 상황은 누구에게나 일어날 수 있는 실수입니다. 복잡하게 생각하지 말고, 무엇이 잘못 나갔는지, 그 돈을 어떻게 메꿀지에 초점을 맞춰서 해결하면 됩니다.
마지막으로
급여는 직접비와 간접비로 나누어 처리되고, 수당 또한 각 항목별로 구분되는데, 이 모든 항목을 수정하기 시작하면 더욱 복잡해집니다. 따라서 기존의 지출결의서는 그대로 두고, 오류가 발생한 부분을 별도의 전표로 수정하는 것이 가장 안전하고 확실한 방법입니다. 이번 일을 계기로 다음부터는 이런 실수가 발생하지 않도록 공제 항목을 철저히 확인하고 이중으로 체크하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 시설 점검 잘 받으시길 바랍니다. 힘내세요!
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